Masih banyak perusahaan yang mengelola sumber daya manusia secara manual, mulai dari absensi kertas, pengajuan cuti lewat pesan pribadi, hingga penggajian menggunakan spreadsheet. Metode ini mungkin terasa cukup di awal, tetapi seiring bertambahnya jumlah karyawan, sistem manual justru menimbulkan banyak masalah. HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi untuk mengatasi berbagai kendala tersebut.
Berikut tujuh masalah umum pada HR manual yang dapat diselesaikan dengan HRIS.
1. Data Karyawan Tidak Terpusat
Dalam sistem manual, data karyawan sering tersebar di berbagai file, email, atau dokumen fisik. Hal ini membuat pencarian data menjadi lambat dan berisiko hilang.
Dengan HRIS, seluruh data karyawan tersimpan dalam satu sistem terpusat yang aman dan mudah diakses sesuai hak pengguna. HR dapat memperbarui dan memantau data secara real time tanpa kebingungan.
2. Absensi Tidak Akurat dan Mudah Dimanipulasi
Absensi manual seperti tanda tangan atau input Excel rentan terhadap kesalahan dan manipulasi. Dampaknya, perhitungan kehadiran dan lembur menjadi tidak valid.
HRIS menyediakan sistem absensi digital yang lebih akurat, baik melalui web maupun mobile. Data kehadiran tercatat otomatis dan terintegrasi langsung dengan sistem penggajian.
3. Penghitungan Payroll Memakan Waktu dan Rawan Error
Penggajian manual membutuhkan banyak perhitungan, mulai dari gaji pokok, lembur, potongan, hingga tunjangan. Kesalahan kecil dapat berakibat fatal dan menurunkan kepercayaan karyawan.
Dengan HRIS, payroll dihitung otomatis berdasarkan data absensi dan kebijakan perusahaan. Proses menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan.
4. Proses Cuti dan Izin Tidak Tertata
Pengajuan cuti melalui chat atau kertas sering kali menimbulkan miskomunikasi dan sulit dilacak riwayatnya. HR juga kesulitan memantau sisa cuti karyawan.
HRIS memungkinkan karyawan mengajukan cuti secara online, sementara atasan dapat menyetujui langsung di sistem. Semua riwayat tercatat rapi dan mudah dipantau.
5. Beban Administrasi HR Terlalu Tinggi
HR yang bekerja secara manual menghabiskan banyak waktu untuk tugas administratif berulang. Akibatnya, peran strategis HR dalam pengembangan SDM menjadi terabaikan.
HRIS mengotomatisasi pekerjaan administratif sehingga tim HR dapat fokus pada hal yang lebih penting, seperti evaluasi kinerja dan pengembangan karyawan.
6. Kurangnya Transparansi bagi Karyawan
Dalam sistem manual, karyawan sering kesulitan mengakses informasi seperti slip gaji, sisa cuti, atau data kehadiran mereka sendiri.
Melalui HRIS, karyawan memiliki akses mandiri ke data personal mereka. Transparansi ini meningkatkan kepercayaan dan profesionalisme dalam lingkungan kerja.
7. Sulit Membuat Laporan HR untuk Manajemen
Pembuatan laporan HR secara manual membutuhkan waktu lama dan rawan kesalahan. Padahal, manajemen membutuhkan data cepat untuk pengambilan keputusan.
HRIS menyediakan laporan otomatis dan dashboard analitik yang membantu manajemen melihat kondisi SDM secara menyeluruh dan real time.
