Di banyak pabrik, keterlambatan produksi sering dianggap hal biasa.
Padahal di balik keterlambatan kecil yang terjadi setiap hari, tersembunyi biaya operasional yang jauh lebih besar dari overtime, idle machine, hingga kehilangan peluang penjualan.
Pengalaman mengelola transformasi digital di berbagai pabrik menunjukkan bahwa keterlambatan bukan selalu masalah mesin. Bottleneck terbesar justru datang dari koordinasi antar manusia dan departemen.
Keterlambatan Produksi Bukan Sekadar “Belum Siap” Itu Adalah Biaya
Setiap menit line produksi menunggu keputusan, menunggu material, atau menunggu validasi QC, pabrik sedang mengeluarkan biaya.
Dan biaya tersebut jarang dihitung secara langsung.
Contoh biaya yang muncul akibat delay:
- mesin menganggur
- operator menunggu job
- shift molor sehingga membutuhkan overtime
- biaya energi terbuang
- delivery ke pelanggan mundur
- reputasi produksi terganggu
- kapasitas harian menurun
Jika semua delay kecil ini dijumlahkan, cost of delay menjadi sangat signifikan.
Sumber Utama Delay Bukan Mesin, Tapi Koordinasi Manusia
Di banyak pabrik, bottleneck terjadi karena alur antar divisi tidak sinkron.
1. PPIC Menunggu Data Gudang
PPIC tidak bisa mengeluarkan job order karena:
- stok aktual belum dihitung,
- picking belum dikonfirmasi,
- material belum masuk sistem.
Akibatnya, line standby meski operator sudah siap.
2. Gudang Menunggu Instruksi yang Terlambat
Warehouse baru bergerak setelah instruksi dikirim.
Jika instruksi datang terlambat, picking baru dimulai ketika produksi seharusnya sudah jalan.
3. QC Menjadi “Gatekeeper” Tanpa Waktu Respons yang Jelas
QC perlu approval untuk bahan baku, in-line check, atau release barang.
Beberapa menit keterlambatan QC bisa memperlambat satu batch produksi.
4. Purchasing Tidak Berbagi Lead Time Realistis
Ketika barang datang terlambat, produksi terpaksa mengubah rencana mendadak.
PPIC akhirnya harus menyesuaikan shift secara tidak efektif.
5. Supervisor Produksi Tidak Mendapat Update Real-Time
Ketika ada perubahan job, supervisor baru tahu belakangan, sehingga line menunggu instruksi baru.
6. Informasi Berjalan Lewat Chat, Bukan Sistem
Pesan tenggelam, tidak ada timestamp resmi, dan banyak miskomunikasi.
Semua ini mengarah pada satu hal: delay yang tidak terlihat tetapi berbiaya tinggi.
Cost of Delay yang Sering Tidak Disadari Pabrik
1. Mesin Idle
Line berhenti hanya karena menunggu material atau instruksi.
2. Operator Menunggu
Operator dibayar penuh, tapi tidak menghasilkan output selama menunggu keputusan.
3. Overtime Akibat Deadline yang Terdorong
Shift harus diperpanjang untuk mengejar target yang harusnya dicapai lebih awal.
4. Cycle Time Membengkak
Batch yang seharusnya selesai dalam 3 jam menjadi 4–5 jam karena menunggu koordinasi.
5. Reordering Jadwal PPIC
PPIC harus menyusun ulang sequence produksi, memakan banyak waktu administratif.
6. Pengiriman ke Pelanggan Mundur
Cost of delay mulai terlihat ketika delivery molor:
- penalti keterlambatan,
- potensi kehilangan kontrak,
- turunnya kepuasan pelanggan.
Delay kecil berubah menjadi masalah besar.
Cara Menghilangkan Bottleneck Koordinasi Antar Departemen
1. Gunakan Sistem untuk Komunikasi Produksi, Bukan Chat
Instruksi kerja, picking request, dan QC request masuk sistem dengan timestamp.
Tidak ada pesan yang hilang.
2. Tambahkan Dashboard Real-Time untuk Semua Divisi
Setiap perubahan jadwal terlihat oleh PPIC, produksi, QC, dan gudang pada detik yang sama.
3. Validasi Otomatis untuk Stok, Batch, dan Status Material
PPIC tidak perlu menunggu konfirmasi manual dari gudang.
4. Tracking Material End-to-End
Gudang, produksi, dan QC bisa melihat status material secara transparan.
5. Workflow Approval yang Jelas
QC dan purchasing memiliki standar SLA dalam approval atau release barang.
6. Integrasi Job Order dengan Warehouse
Saat PPIC merilis job, gudang langsung mendapatkan daftar picking tanpa menunggu chat.
Ketika informasi bergerak otomatis, delay karena koordinasi menurun drastis.
Dampak Setelah Cost of Delay Dikurangi
- kapasitas mesin meningkat
- overtime turun signifikan
- output lebih stabil
- rencana PPIC lebih konsisten
- operator tidak menunggu instruksi
- warehouse lebih cepat mempersiapkan material
- QC bekerja dengan ritme yang lebih jelas
- pengiriman ke pelanggan lebih tepat waktu
Koordinasi yang terstruktur mengubah ritme pabrik dari reaktif menjadi proaktif.
Banyak pabrik mulai menghitung biaya delay setelah melihat bagaimana koordinasi antar departemen menjadi bottleneck terbesar. Ketika data dan instruksi bergerak otomatis, delay berkurang dan kapasitas pabrik meningkat tanpa perlu tambahan mesin atau SDM.
Tim Layana ID membantu pabrik membangun sistem PPIC, warehouse, produksi, dan QC yang terhubung dalam satu alur real-time sehingga cost of delay dapat ditekan sampai titik minimum.
Untuk pabrik yang ingin meningkatkan akurasi koordinasi dan stabilitas output, Layana ID selalu terbuka untuk diskusi lebih lanjut.
Baca juga: Bagaimana Data Membantu Menyusun SOP yang Lebih Realistis
Info lebih lanjut hubungi Siska
