Pengaturan roster shift sering dianggap hal administratif yang bisa selesai lewat Excel atau WhatsApp group. Namun di lapangan, jadwal shift justru menjadi sumber utama masalah seperti output tidak tercapai, overtime membengkak, line bottleneck, hingga operator kelelahan.
Di banyak pabrik, kegagalan mengatur roster shift hampir selalu berakar dari satu hal, jadwal tidak disesuaikan dengan kapasitas mesin dan ritme produksi yang sebenarnya.
Masalah Dimulai Ketika Jadwal Dibuat Tanpa Data Kapasitas Mesin
Banyak pabrik menyusun roster hanya berdasarkan jumlah operator, bukan berdasarkan kemampuan line yang sesungguhnya.
Akibatnya:
- shift pagi terlalu penuh,
- shift malam kekurangan orang,
- kapasitas mesin tidak sinkron dengan jumlah tenaga,
- antrian job menumpuk di jam tertentu,
- mesin idle pada jam-jam yang sebenarnya krusial,
- output harian sulit diprediksi.
Ketika jadwal tidak mengikuti kapasitas mesin, bukan produktivitas yang naik, justru ketidakseimbangan kerja yang meningkat.
Gejala Pabrik Gagal Mengatur Roster Shift
1. Overtime Tinggi, Tapi Output Tidak Naik
Ini terjadi ketika operator lembur mengerjakan job yang sebenarnya tidak bisa diproses karena limitasi mesin.
2. Ada Shift yang “Kekurangan Kerja” dan Shift yang “Kelebihan Beban”
Jadwal tidak memperhitungkan cycle time, minor stop, dan kapasitas line per jam.
3. Mesin Bottleneck Selalu Menjadi Titik Macet
Roster dibuat seragam untuk semua line, padahal tiap mesin punya kecepatan berbeda.
4. Output Harian Tidak Konsisten
Di satu hari bisa over capacity, di hari lain justru underutilized.
5. Supervisi Sulit Mengendalikan Ritme Produksi
Supervisor harus terus memindahkan orang dari satu line ke line lain untuk menyeimbangkan kapasitas.
Akar Masalah: Roster Dibuat Berdasarkan Asumsi, Bukan Data
Beberapa pola umum yang sering terjadi:
1. Menganggap Semua Mesin Memiliki Kecepatan Sama
Padahal setiap mesin memiliki:
- cycle time berbeda,
- efisiensi berbeda,
- downtime historis berbeda,
- kapasitas maksimum berbeda.
2. Tidak Ada Simulasi Beban Produksi harian
PPIC mengeluarkan job order tanpa simulasi kapasitas line, akhirnya shift pertama kelebihan beban sementara shift kedua idle.
3. Tidak Ada Data Real-Time Tentang Kinerja Mesin
Tanpa data per jam, roster selalu berbasis perkiraan.
4. Operator Dialokasikan Berdasarkan “Kebiasaan”
Bukan berdasarkan kebutuhan aktual line.
Bagaimana Memperbaikinya (Tanpa Menambah Karyawan Baru)
1. Mulai dari Kapasitas Mesin dan Cycle Time
Roster dibuat berdasarkan berapa output yang mungkin dicapai tiap mesin per shift, bukan berdasarkan ketersediaan orang.
2. Buat Simulasi Beban Produksi Mingguan
Job order disimulasikan dengan kapasitas line, sehingga:
- shift padat bisa diatur ulang,
- bottleneck bisa diantisipasi,
- distribusi kerja lebih seimbang.
3. Gunakan Digital Timesheet & Machine Activity Tracking
Dengan data real-time, PPIC dapat mengetahui:
- mesin mana yang sering berhenti,
- jam berapa output menurun,
- line mana yang membutuhkan operator khusus.
4. Penempatan Operator Berbasis Line, Bukan Berbasis Jam
Operator dialokasikan ke mesin dengan beban tertinggi, bukan hanya merata ke seluruh line.
5. Buat Roster Dinamis yang Menyesuaikan Jadwal Produksi
Roster tidak statis satu bulan penuh. Diperbarui berdasarkan permintaan produksi aktual, seasonal demand, dan histori output.
Dampak Roster yang Realistis dengan Kapasitas Mesin
- mesin bottleneck berkurang
- overtime turun signifikan
- output lebih konsisten
- operator tidak kelelahan
- pembagian kerja lebih merata
- PPIC lebih mudah mengontrol jadwal produksi
- cashflow membaik karena lead time lebih stabil
Pabrik yang menyelaraskan roster dengan kapasitas mesin biasanya melihat peningkatan produktivitas bahkan tanpa menambah operator.
Banyak pabrik mulai beralih ke sistem yang mampu menghitung kapasitas mesin, cycle time, dan kebutuhan operator secara otomatis sehingga roster shift menjadi lebih realistis dan mudah dikelola.
Tim Layana ID membantu pabrik membangun sistem PPIC, timesheet, dan capacity planning yang terintegrasi agar jadwal shift mengikuti kemampuan mesin, bukan sebaliknya.
Jika ingin melihat gambaran bagaimana roster berbasis data bekerja dalam praktik, Layana ID terbuka untuk diskusi kapan saja.
Baca juga: Kenapa Kinerja Pabrik Turun Walau Jumlah Karyawan Bertambah?
