TOR atau KAK untuk proyek IT merupakan langkah penting dalam merancang pengadaan software secara profesional. Banyak perusahaan tergesa-gesa memesan jasa vendor IT tanpa menyiapkan dokumen seperti TOR (Terms of Reference) atau KAK (Kerangka Acuan Kerja). Padahal, dua dokumen ini sangat penting sebagai landasan komunikasi dan arah kerja. Tanpa dokumen ini, risiko kesalahpahaman, fitur tidak sesuai, pembengkakan biaya, bahkan proyek gagal, jauh lebih besar.
Sebagai dokumen pengantar, TOR dan KAK mampu menjembatani ekspektasi perusahaan dengan eksekusi teknis vendor. Mereka membantu mengarahkan proyek agar berjalan sesuai rencana. Selain itu, dokumen ini juga memberikan kejelasan kepada seluruh pemangku kepentingan dalam perusahaan. Mereka dapat melihat bahwa proyek memiliki tujuan yang jelas, lingkup yang terukur, serta output yang realistis.
Secara umum, perusahaan yang sudah rutin membuat TOR atau KAK akan memiliki rekam jejak proyek yang lebih sukses. Vendor pun akan lebih mudah menilai keseriusan calon klien dan bisa melakukan estimasi waktu dan biaya lebih akurat. Akhirnya, semua pihak bekerja dengan ritme yang lebih profesional dan terukur.
Jika perusahaan Anda belum pernah membuat TOR atau KAK sebelumnya, tidak perlu khawatir. Anda bisa menyusun sendiri dengan struktur dasar atau meminta bantuan konsultan IT untuk memulainya. Yang terpenting, jangan abaikan proses ini demi menghemat waktu di awal, karena justru bisa berujung pada biaya besar di akhir proyek.
Apa Itu TOR dan KAK dalam Proyek IT?
TOR atau Terms of Reference adalah dokumen yang menjelaskan secara ringkas tujuan proyek, ruang lingkup pekerjaan, kriteria teknis, serta ekspektasi hasil. Sementara KAK atau Kerangka Acuan Kerja memiliki cakupan yang lebih lengkap, dan sering digunakan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah atau proyek formal lainnya.
Dalam konteks pengembangan software, TOR atau KAK menjadi peta awal yang akan membantu vendor memahami kebutuhan bisnis dan batasan teknis yang harus dipenuhi.
1. Menghindari Kesalahpahaman Fitur
Tanpa TOR atau KAK, vendor hanya mengandalkan komunikasi verbal atau chat yang mudah disalahartikan. Misalnya, klien mengatakan ingin aplikasi CRM sederhana, tapi vendor membayangkan sistem yang berbeda dari ekspektasi klien.
Dengan TOR, fitur-fitur utama ditulis secara jelas: login multi-role, notifikasi otomatis, tracking aktivitas, dan lainnya. Ini memperkecil peluang miskomunikasi sejak awal.
2. Membantu Estimasi Waktu dan Biaya Lebih Akurat
Banyak proyek IT gagal di tengah jalan karena estimasi awal terlalu longgar. TOR atau KAK membantu vendor menyusun breakdown pekerjaan dan estimasi waktu realistis, sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan.
Vendor bisa menentukan:
- berapa bulan pengerjaan
- berapa banyak programmer yang dibutuhkan
- dan komponen biaya dari setiap modul
3. Mempercepat Approval dan Procurement
Bagi perusahaan, TOR atau KAK menjadi dasar pengambilan keputusan manajemen dan tim procurement. Jika Anda ingin budget disetujui oleh direksi, dokumen ini memperjelas urgensi proyek dan justifikasi teknis.
Tanpa TOR atau KAK, proses approval bisa berlarut-larut karena keputusan hanya berdasarkan obrolan atau presentasi singkat.
4. Menjadi Dasar Kontrak Kerja yang Kuat
Vendor dan klien harus bekerja berdasarkan acuan yang disepakati bersama. TOR atau KAK yang ditandatangani kedua belah pihak bisa menjadi lampiran kontrak. Ini memudahkan jika ada dispute di kemudian hari.
Semua pihak bisa merujuk kembali: “Apakah fitur ini memang ada di TOR?” “Apakah deadline ini sudah disepakati sejak awal?”
5. Menunjukkan Profesionalisme dan Kesiapan Proyek
Vendor yang menerima TOR atau KAK dari klien akan langsung merasa bahwa proyek ini serius dan terstruktur. Ini bisa memengaruhi harga dan komitmen mereka. Sebaliknya, proyek tanpa dokumen resmi rentan dianggap remeh dan diprioritaskan lebih rendah oleh vendor.
6. Bisa Disusun Bersama Konsultan IT
Tidak semua perusahaan langsung paham bagaimana membuat TOR atau KAK teknis. Di sinilah peran konsultan IT sangat penting. Anda bisa menyewa jasa pembuatan TOR atau KAK yang bisa membantu menyusun kebutuhan Anda secara rapi dan profesional.
Layana ID misalnya, menyediakan layanan pembuatan dokumen teknis seperti ini sebelum proyek dimulai. Dokumen ini nantinya bisa digunakan untuk pitching ke vendor lain juga.
7. Mendukung Proyek Jangka Panjang
TOR atau KAK tidak hanya bermanfaat di awal proyek. Dokumen ini bisa menjadi acuan penting jika proyek dikembangkan lebih lanjut di masa depan. Dengan dokumen yang terdokumentasi rapi, pengembangan fitur tambahan atau migrasi sistem bisa dilakukan lebih efisien.
8. Membantu Validasi Kebutuhan Internal
Saat perusahaan menyusun TOR atau KAK, banyak hal yang sebelumnya tidak disadari jadi lebih jelas. Misalnya, siapa saja user internal, bagaimana workflow ideal, dan integrasi dengan sistem lain. Proses ini bisa membuka insight baru tentang efisiensi internal sebelum bicara ke vendor.
Kesimpulan
TOR atau KAK bukan sekadar dokumen administratif. Ia adalah alat komunikasi, penjaga kualitas, dan jaminan arah proyek yang benar. Tanpa ini, proyek IT Anda ibarat membangun rumah tanpa gambar kerja.
Jika Anda sedang berencana mengembangkan software baik ERP, CRM, aplikasi mobile, atau sistem inventory pastikan Anda memulai dengan menyusun TOR atau KAK yang jelas.
Hubungi Kami
📌 Website: https://layana.id
📱 WhatsApp: https://wa.me/6281804251557?
📄 Company Profile: Download PDF
Ikuti kami untuk insight lainnya:
- Instagram: @layana.id_
- LinkedIn: Layana ID
- YouTube: Layana ID
