Belum banyak yang tahu, sistem payroll adalah semacam prosedur untuk memproses, menghitung, hingga membayar gaji karyawan. Sistem ini dapat berupa perhitungan gaji pokok, tunjangan, pajak, bonus, hingga pelaporan bulanan. Percaya atau tidak, sistem ini dapat memudahkan perusahaan untuk mengurus sistem pembayaran secara otomatis dan langsung tepat sasaran.
Sebelum memilih sistem payroll yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu payroll. Secara umum, payroll adalah sistem administrasi yang mengatur proses penggajian dalam suatu perusahaan. Namun, payroll tidak hanya sebatas mencatat jumlah gaji karyawan. Di dalamnya terdapat berbagai komponen penting lain yang perlu diketahui. Mari simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan simak penjelasan di bawah ini!
Apa Itu Sistem Payroll pada Perusahaan?
Sistem payroll adalah sistem penggajian yang digunakan perusahaan untuk membayar karyawan dalam periode waktu tertentu, sesuai tanggal yang telah ditentukan. Dengan sistem ini, proses perhitungan gaji menjadi lebih mudah karena dilakukan secara otomatis dan akurat. Hal ini sangat bermanfaat, terutama bagi perusahaan besar yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
Di perusahaan berskala besar, pengelolaan payroll biasanya ditangani oleh divisi keuangan atau HR yang khusus menangani administrasi gaji. Sementara itu, di perusahaan kecil, proses payroll sering kali masih dilakukan langsung oleh pemilik usaha.
Perhitungan gaji karyawan dalam sistem payroll juga mencakup berbagai komponen tambahan, seperti lembur, bonus, potongan pajak, dan asuransi. Semua elemen tersebut dihitung otomatis melalui aplikasi atau software khusus. Sistem ini disebut sebagai solusi penggajian modern karena mampu mempermudah tugas administrasi tanpa harus melakukan perhitungan manual setiap periode gajian.
Komponen Payroll Sistem Gaji Karyawan
Dalam proses penggajian, gaji karyawan tidak hanya terdiri dari gaji pokok saja. Ada sejumlah komponen lain yang turut memengaruhi total gaji yang diterima. Memahami bagian-bagian dalam sistem payroll penting agar proses penggajian lebih transparan dan sesuai aturan. Berikut ini komponen payroll yang perlu Anda ketahui.
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah upah dasar yang diterima karyawan sesuai dengan jabatan, posisi, dan perjanjian kerja. Ini merupakan komponen utama dalam payroll dan menjadi dasar perhitungan untuk tunjangan, bonus, serta potongan lainnya.
2. Tunjangan Tetap
Tunjangan ini bersifat rutin dan diberikan secara tetap setiap bulan. Contohnya:
- Tunjangan jabatan
- Tunjangan makan dan transport
- Tunjangan istri dan anak
3. Tunjangan Tidak Tetap
Merupakan tunjangan yang tidak diberikan secara rutin, tergantung kehadiran atau kondisi tertentu. Misalnya:
- Uang lembur
- Uang perjalanan dinas
- Tunjangan kehadiran
4. Bonus atau Insentif
Bonus biasanya diberikan berdasarkan kinerja, pencapaian target, atau momen tertentu seperti akhir tahun atau hari raya. Insentif dapat berupa tambahan pendapatan karena kontribusi lebih dalam pekerjaan.
5. Uang Lembur
Jika karyawan bekerja di luar jam kerja normal, mereka berhak mendapatkan upah lembur sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan.
6. Potongan Pajak (PPh 21)
Pajak penghasilan karyawan (PPh Pasal 21) dipotong langsung dari gaji bulanan sesuai dengan penghasilan dan status tanggungan karyawan.
7. Potongan BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan
Potongan wajib untuk program jaminan sosial, seperti:
- BPJS Kesehatan (biasanya dibagi antara perusahaan dan karyawan)
- BPJS Ketenagakerjaan (JHT, JKK, JKM, dan JP)
8. Cicilan atau Potongan Lain
Potongan lain bisa berupa cicilan pinjaman karyawan, koperasi, iuran serikat pekerja, atau penalti karena pelanggaran tertentu.
9. THR (Tunjangan Hari Raya)
Biasanya diberikan setahun sekali menjelang hari raya keagamaan. Besarnya biasanya setara dengan satu bulan gaji pokok, tergantung kebijakan perusahaan.
10. Take Home Pay (Gaji Bersih)
Ini adalah jumlah akhir yang diterima karyawan setelah semua tunjangan ditambahkan dan semua potongan dikurangi. Nilai inilah yang masuk ke rekening karyawan setiap bulannya.
Manfaat Sistem Payroll Gaji
Mengelola penggajian karyawan bukanlah hal yang sederhana, apalagi jika jumlah tenaga kerja dalam perusahaan cukup besar. Oleh karena itu, banyak bisnis kini mulai beralih menggunakan sistem payroll otomatis untuk mempermudah proses tersebut. Berikut beberapa manfaat payroll untuk bisnis.
- Mempercepat Proses Penggajian
Dengan bantuan RPA (Robotic Process Automation), durasi pemrosesan payroll dapat dipersingkat secara signifikan. Dari yang sebelumnya memakan waktu sekitar 30 menit, kini bisa diselesaikan hanya dalam 9 menit—menghemat waktu kerja hingga hampir 70%. - Meminimalkan Kesalahan
Otomatisasi membantu mengurangi risiko kesalahan input data yang sering terjadi jika dikerjakan secara manual. Hasilnya, data gaji jadi lebih akurat dan sesuai aturan, serta mendukung kepatuhan perusahaan terhadap regulasi. - Meningkatkan Efisiensi Tim HR
Proses payroll yang otomatis memungkinkan HR mengelola data dalam jumlah besar dengan lebih cepat dan rapi. Ini membuat tim HR dapat fokus pada tugas strategis lainnya, bukan hanya soal administrasi. - Menghemat Biaya Operasional
Dengan sistem yang terotomatisasi, biaya yang dikeluarkan untuk mengelola proses penggajian bisa ditekan hingga 46%. Ini memberi keuntungan langsung bagi efisiensi anggaran perusahaan.
Software House Pengembang Sistem Payroll Gaji
Setelah memahami kegunaan payroll untuk perusahaan, sekarang waktunya Anda menerapkan sistem tersebut. Salah satu software developer di Jogja yang melayani pengembangan sistem payroll adalah Layana.ID.
layana.id siap membantu Anda membangun sistem payroll yang sesuai kebutuhan bisnis. Apalagi software house yang berpengalaman dapat membantu merancang sistem payroll berbasis web atau mobile, lengkap dengan fitur seperti perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, hingga slip gaji otomatis. Informasi selengkapnya silahkan kunjungi laman layana.id
Untuk konsultasi lebih lanjut silahkan hubungi nomor Whatsapp kami.
