UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) memiliki peran besar dalam perekonomian Indonesia, termasuk di Yogyakarta dan daerah lainnya. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat, pelaku UMKM perlu mengoptimalkan strategi pengelolaan pelanggan agar bisa bertahan dan berkembang. Salah satu cara efektif adalah dengan memanfaatkan CRM (Customer Relationship Management).
Namun, tidak semua sistem CRM sama. Saat ini, ada dua pilihan utama yang banyak digunakan, yaitu CRM Cloud dan CRM On-Premise. Keduanya memiliki karakteristik, kelebihan, serta kekurangan yang berbeda. Bagi UMKM yang baru ingin mengadopsi teknologi ini, memahami perbedaan keduanya sangat penting agar bisa memilih solusi terbaik.
Apa Itu CRM?
CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola interaksi dengan pelanggan, prospek, dan mitra secara lebih terstruktur. Dengan CRM, UMKM bisa menyimpan data pelanggan, melacak aktivitas penjualan, mengatur follow-up, hingga membangun komunikasi yang lebih baik dengan konsumen.
Dalam praktiknya, CRM tidak hanya sekadar software, tetapi juga strategi bisnis. Dengan pemanfaatan CRM yang tepat, UMKM dapat meningkatkan loyalitas pelanggan, mempercepat proses penjualan, serta mendapatkan analisis data yang berguna untuk mengambil keputusan.
Kelebihan CRM Cloud
CRM Cloud adalah sistem berbasis internet di mana seluruh data dan aplikasi tersimpan di server penyedia layanan. UMKM hanya perlu koneksi internet untuk mengaksesnya.
Menggunakan CRM Cloud memberikan sejumlah manfaat yang sangat relevan bagi bisnis kecil dan menengah, terutama dalam hal fleksibilitas dan efisiensi biaya.
Beberapa kelebihan CRM Cloud antara lain:
- Akses Fleksibel – Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja menggunakan perangkat yang terhubung internet.
- Biaya Awal Lebih Rendah – Tidak perlu investasi server fisik, cukup membayar biaya langganan.
- Update Otomatis – Penyedia layanan secara berkala memperbarui sistem tanpa tambahan biaya.
- Mudah Diskalakan – Kapasitas dan fitur bisa ditingkatkan sesuai kebutuhan bisnis.
Kekurangan CRM Cloud
Meski banyak kelebihannya, CRM Cloud juga memiliki sejumlah keterbatasan yang perlu diperhatikan UMKM sebelum menggunakannya.
Beberapa kekurangan CRM Cloud yaitu:
- Ketergantungan Internet – Sistem hanya berjalan optimal jika tersedia koneksi internet stabil.
- Biaya Berulang – Meski biaya awal rendah, biaya langganan bulanan/tahunan bisa terasa berat jika tidak dikelola.
- Keamanan Data di Pihak Ketiga – Data pelanggan tersimpan di server penyedia layanan, sehingga ada risiko terkait privasi dan keamanan.
Kelebihan CRM On-Premise
CRM On-Premise adalah sistem yang dipasang di server internal perusahaan. Semua data dan aplikasi dikelola langsung oleh pemilik bisnis.
Bagi UMKM dengan kebutuhan khusus, On-Premise bisa memberikan kontrol lebih besar.
Kelebihan CRM On-Premise meliputi:
- Kontrol Penuh terhadap Data – Semua informasi pelanggan berada di server internal.
- Tanpa Biaya Langganan – Hanya membayar biaya instalasi, lisensi, dan perawatan.
- Kustomisasi Lebih Fleksibel – Dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis.
Baca Juga: 7 Tanda Bisnis sudah Butuh CRM, Demi Keberlanjutan Layanan?
Kekurangan CRM On-Premise
Namun, CRM On-Premise juga tidak lepas dari kelemahan, terutama dalam hal biaya dan aksesibilitas.
Beberapa kekurangan CRM On-Premise adalah:
- Biaya Awal Tinggi – Membutuhkan investasi besar untuk server, instalasi, dan lisensi software.
- Butuh Tim IT Internal – Memerlukan tenaga ahli untuk perawatan dan pengelolaan sistem.
- Akses Terbatas – Umumnya hanya bisa diakses dari lokasi kantor, tidak sefleksibel cloud.
Mana yang Cocok untuk UMKM?
Bagi sebagian besar UMKM, CRM Cloud menjadi pilihan paling ideal karena lebih praktis, hemat biaya, dan tidak membutuhkan tim IT khusus. Dengan Cloud, pelaku usaha bisa langsung fokus pada strategi pemasaran dan pelayanan pelanggan.
Namun, jika bisnis Anda bergerak di bidang dengan regulasi ketat atau membutuhkan kontrol penuh terhadap data, CRM On-Premise bisa menjadi opsi yang lebih aman meski biayanya lebih tinggi.
Solusi CRM untuk UMKM di Layana.id
Apapun pilihan Anda, Layana.id siap membantu menyediakan solusi CRM sesuai kebutuhan bisnis. Kami menawarkan implementasi CRM Cloud yang mudah digunakan hingga kustomisasi CRM On-Premise untuk bisnis dengan kebutuhan khusus.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami melalui WhatsApp dan temukan solusi CRM terbaik untuk UMKM Anda.
Baca Juga: 7 Fitur CRM untuk Bisnis, Jaring Lead lebih Maksimal
