Perusahaan saat ini semakin sadar bahwa pengelolaan SDM tidak bisa lagi dilakukan secara manual. Mulai dari absensi, payroll, cuti, hingga monitoring karyawan membutuhkan sistem yang lebih cepat, rapi, dan efisien. Karena itu, penggunaan Human Resource Information System atau HRIS mulai menjadi kebutuhan banyak bisnis, baik UMKM maupun perusahaan besar.
Namun, ketika ingin menggunakan HRIS, banyak perusahaan bingung menentukan pilihan antara HRIS custom atau HRIS subscription. Keduanya sama-sama memiliki fungsi untuk membantu pengelolaan HR, tetapi memiliki perbedaan dari sisi fleksibilitas, biaya, hingga pengembangan sistem.
Lalu, mana yang sebenarnya lebih cocok untuk perusahaan Anda?
Apa Itu HRIS Subscription?
HRIS subscription adalah sistem HRIS berbasis langganan bulanan atau tahunan. Perusahaan tinggal menggunakan sistem yang sudah tersedia tanpa perlu membangun dari nol.
Biasanya fitur yang tersedia meliputi:
- Absensi online
- Payroll
- Pengajuan cuti dan izin
- Data karyawan
- Rekap laporan HR
- Monitoring kehadiran
Model subscription cocok untuk perusahaan yang ingin langsung menggunakan sistem dengan biaya awal yang lebih ringan.
Kelebihan HRIS Subscription
1. Biaya Lebih Terjangkau
Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya development besar di awal. Cukup membayar biaya bulanan sesuai paket yang dipilih.
2. Implementasi Lebih Cepat
Karena sistem sudah tersedia, perusahaan bisa langsung menggunakan HRIS tanpa proses development panjang.
3. Maintenance Ditangani Vendor
Update sistem, server, dan maintenance biasanya sudah menjadi tanggung jawab penyedia layanan.
4. Cocok untuk UMKM dan Perusahaan Berkembang
Bisnis yang baru mulai digitalisasi HR biasanya lebih cocok menggunakan subscription karena praktis dan efisien.
Kekurangan HRIS Subscription
- Fitur terbatas pada sistem yang sudah tersedia
- Sulit mengikuti SOP perusahaan yang sangat spesifik
- Integrasi custom biasanya terbatas
- Tampilan dan workflow tidak bisa diubah sepenuhnya
Apa Itu HRIS Custom?
HRIS custom adalah sistem HRIS yang dibuat khusus sesuai kebutuhan dan alur kerja perusahaan. Sistem dikembangkan dari awal agar dapat menyesuaikan SOP, struktur organisasi, dan kebutuhan operasional bisnis.
Dengan HRIS custom, perusahaan bisa menentukan sendiri fitur apa saja yang ingin digunakan.
Kelebihan HRIS Custom
1. Sistem Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki workflow yang berbeda. HRIS custom memungkinkan sistem mengikuti proses bisnis perusahaan, bukan perusahaan yang mengikuti sistem.
2. Lebih Fleksibel
Perusahaan bisa menambahkan fitur kapan saja sesuai perkembangan bisnis.
3. Bisa Terintegrasi dengan Sistem Lain
HRIS custom dapat dihubungkan dengan software internal lain seperti ERP, accounting, POS, atau sistem operasional perusahaan.
4. Skalabilitas Lebih Baik
Cocok untuk perusahaan yang terus berkembang dan membutuhkan sistem yang dapat diperluas dalam jangka panjang.
Kekurangan HRIS Custom
- Membutuhkan biaya development lebih besar
- Waktu pengerjaan lebih lama
- Membutuhkan diskusi dan analisis kebutuhan lebih detail
- Maintenance biasanya memerlukan kerja sama jangka panjang dengan developer
Baca Juga: HRIS untuk UMKM, Modal 350 Ribu Per Bulan Cuan Lebih Maksimal?
Jadi, Mana yang Lebih Cocok?
Jawabannya tergantung kebutuhan perusahaan.
Gunakan HRIS Subscription Jika:
- Baru mulai digitalisasi HR
- Ingin sistem cepat digunakan
- Budget masih terbatas
- Kebutuhan HR masih standar
- Jumlah karyawan belum terlalu kompleks
Gunakan HRIS Custom Jika:
- Perusahaan memiliki SOP khusus
- Membutuhkan integrasi sistem internal
- Workflow HR cukup kompleks
- Membutuhkan fitur spesifik
- Ingin sistem yang scalable untuk jangka panjang
Banyak Perusahaan Memulai dari Subscription, Lalu Beralih ke Custom
Hal yang cukup umum terjadi adalah perusahaan memulai dengan HRIS subscription terlebih dahulu. Setelah bisnis berkembang dan kebutuhan semakin kompleks, barulah perusahaan melakukan pengembangan HRIS custom.
Strategi ini membantu perusahaan beradaptasi secara bertahap tanpa harus langsung mengeluarkan biaya development besar di awal.
Software House HRIS Tepercaya di Jogja
Bagi perusahaan yang sedang mencari vendor HRIS terpercaya, Layana.id hadir sebagai software house dan developer HRIS di Yogyakarta yang menyediakan layanan HRIS subscription maupun custom development.
Layanan yang tersedia meliputi:
- Sistem HRIS subscription
- HRIS custom sesuai SOP perusahaan
- Payroll system
- Absensi online
- Sistem cuti dan approval
- Dashboard monitoring karyawan
- Integrasi sistem internal perusahaan
Untuk perusahaan yang ingin mulai menggunakan HRIS tanpa biaya besar, Layana.id juga menyediakan paket HRIS subscription mulai dari Rp350 ribu per bulan.
Dengan tim developer lokal dan sistem yang fleksibel, Layana.id dapat membantu perusahaan membangun sistem HR yang lebih modern, efisien, dan sesuai kebutuhan bisnis.
Untuk pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi nomor Whatsapp berikut ini!
Baca Juga: HRIS SaaS vs HRIS Custom: Mana yang Lebih Menguntungkan untuk Perusahaan?