Saat mencari sistem HRIS, kebanyakan perusahaan hanya melihat biaya awal. Selama terlihat murah per bulan, langsung dianggap paling hemat.
Padahal dalam praktiknya, biaya HRIS tidak berhenti di bulan pertama.
Banyak bisnis baru menyadari pengeluaran membengkak ketika jumlah karyawan mulai bertambah, cabang mulai banyak, dan kebutuhan sistem semakin kompleks. Di titik itu, perusahaan mulai bertanya:
“Kenapa biaya HRIS terus naik setiap tahun?”
Di sinilah perdebatan antara HRIS SaaS dan HRIS Custom mulai relevan.
Karena keduanya punya pendekatan biaya, fleksibilitas, dan keuntungan jangka panjang yang sangat berbeda.
Apa Itu HRIS SaaS?
HRIS SaaS (Software as a Service) adalah sistem HR berbasis subscription atau langganan bulanan/tahunan.
Perusahaan cukup membayar biaya penggunaan tanpa perlu membangun sistem sendiri. Biasanya vendor sudah menyediakan:
- payroll,
- absensi,
- cuti,
- employee database,
- hingga dashboard HR.
Semua sudah siap pakai.
Karena itu, SaaS sering menjadi pilihan perusahaan baru yang ingin implementasi cepat tanpa proses development panjang.
Mengapa Banyak Perusahaan Memilih HRIS SaaS?
Secara awal, SaaS memang terlihat menarik karena:
- tidak perlu biaya development besar,
- implementasi lebih cepat,
- maintenance ditangani vendor,
- dan sistem langsung bisa digunakan.
Misalnya:
Perusahaan hanya membayar Rp20.000 per karyawan per bulan.
Jika karyawan masih 20 orang, biaya hanya sekitar Rp400.000 per bulan. Terlihat ringan dan efisien.
Masalahnya muncul saat perusahaan berkembang.
Kekurangan HRIS SaaS yang Sering Tidak Disadari
Mayoritas sistem SaaS menggunakan skema:
“Semakin banyak karyawan, semakin besar biaya.”
Artinya:
ketika perusahaan berkembang, pengeluaran HRIS ikut membesar.
Contoh sederhana:
- 20 karyawan → Rp400 ribu/bulan
- 100 karyawan → Rp2 juta/bulan
- 500 karyawan → Rp10 juta/bulan
Dan biaya itu terus berjalan setiap bulan.
Belum termasuk:
- biaya fitur tambahan,
- integrasi sistem,
- storage,
- training,
- atau custom workflow tertentu.
Apa Itu HRIS Custom?
Berbeda dengan SaaS, HRIS custom adalah sistem yang dibuat khusus berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Mulai dari:
- alur approval,
- payroll,
- absensi,
- reimbursement,
- hingga laporan,
semuanya bisa disesuaikan.
Karena dikembangkan sendiri atau secara putus, perusahaan memiliki kontrol lebih besar terhadap sistem.
Kenapa HRIS Custom Terlihat Mahal di Awal?
Salah satu alasan perusahaan ragu menggunakan HRIS custom adalah biaya awal development yang terlihat besar.
Misalnya:
perusahaan perlu investasi Rp80–150 juta di awal.
Sekilas memang terlihat mahal dibanding SaaS yang hanya beberapa juta per bulan.
Namun yang sering dilupakan adalah:
biaya custom biasanya tidak naik mengikuti jumlah karyawan.
Artinya:
saat perusahaan berkembang, biaya sistem tetap relatif stabil.
Mana yang Lebih Hemat dalam Jangka Panjang?
SaaS Cocok untuk Awal, Custom Cocok untuk Growth. Jika perusahaan masih kecil dan membutuhkan solusi cepat, SaaS memang bisa menjadi pilihan rasional.Namun ketika bisnis mulai tumbuh, perhitungan mulai berubah.
Mari lihat ilustrasi sederhana:
Opsi SaaS
- Rp10 juta per bulan
- Dalam 1 tahun = Rp120 juta
- Dalam 3 tahun = Rp360 juta
Opsi Custom
- Biaya awal Rp100 juta
- Tahun berikutnya hanya maintenance minor
Di titik tertentu, HRIS custom justru memiliki BEP yang lebih jelas dan biaya total yang lebih rendah.
Karena itu banyak perusahaan besar akhirnya berpindah dari SaaS ke sistem custom.
Jadi, Lebih Baik HRIS SaaS atau Custom?
Tidak ada sistem yang sepenuhnya salah.
SaaS cocok jika:
- perusahaan masih kecil,
- ingin implementasi cepat,
- dan belum memiliki kebutuhan kompleks.
Sedangkan HRIS custom lebih cocok jika:
- perusahaan sedang scale up,
- jumlah karyawan terus bertambah,
- memiliki SOP khusus,
- atau ingin efisiensi jangka panjang.
Karena pada akhirnya, memilih HRIS bukan hanya soal:
“Mana yang paling murah hari ini?”
Tetapi:
“Mana yang paling menguntungkan untuk 3–5 tahun ke depan?
HRIS Bukan Sekadar Software, Tapi Investasi Operasional
Banyak perusahaan fokus menghemat biaya awal, tetapi lupa menghitung biaya jangka panjang.
Padahal sistem HR akan digunakan setiap hari:
mengelola absensi, payroll, cuti, approval, hingga data karyawan.
Semakin besar perusahaan, semakin penting memilih sistem yang benar-benar bisa mendukung pertumbuhan bisnis.
Dan untuk perusahaan yang ingin membangun sistem HRIS yang fleksibel, scalable, dan sesuai kebutuhan operasional, Layana.ID dapat menjadi salah satu partner digitalisasi yang layak dipertimbangkan. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan hubungi nomor Whatsapp berikut ini.
Baca Juga: ERP HRIS Berbasis Cloud: Solusi Modern untuk Efisiensi Bisnis