Digitalisasi HR menjadi langkah penting bagi banyak perusahaan modern. Namun dalam praktiknya, tidak semua implementasi HRIS berjalan sukses. Banyak perusahaan yang awalnya menggunakan HRIS berbasis SaaS akhirnya memutuskan beralih ke HRIS custom karena sistem yang digunakan tidak mampu mengikuti kebutuhan operasional perusahaan.
Masalah ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang memiliki alur kerja kompleks, banyak cabang, sistem approval berlapis, hingga kebutuhan integrasi dengan software internal perusahaan. Di sinilah muncul pertanyaan penting: apakah semua perusahaan cocok menggunakan HRIS SaaS?
Jawabannya tidak selalu.
Walaupun SaaS HRIS menawarkan implementasi cepat dan biaya lebih terjangkau, ada banyak perusahaan yang membutuhkan sistem lebih fleksibel dan dapat disesuaikan secara spesifik. Karena itu, HRIS custom mulai menjadi solusi yang semakin diminati, khususnya untuk perusahaan menengah hingga enterprise.
Kenapa Banyak Implementasi HRIS Gagal?
Banyak perusahaan mengira bahwa membeli software HRIS otomatis akan menyelesaikan seluruh masalah HR. Padahal, kegagalan implementasi HRIS sering bukan disebabkan teknologinya, melainkan karena sistem tidak sesuai dengan proses bisnis perusahaan.
Beberapa penyebab paling umum antara lain:
- Workflow perusahaan terlalu kompleks
- Sistem tidak fleksibel untuk dikustomisasi
- Approval internal terlalu banyak
- Tidak dapat terintegrasi dengan software lain
- Payroll perusahaan memiliki skema unik
- Sistem sulit digunakan user internal
- Vendor hanya menyediakan fitur standar
Akibatnya, perusahaan tetap melakukan banyak pekerjaan manual walaupun sudah menggunakan HRIS.
Masalah Utama HRIS SaaS untuk Perusahaan Kompleks
SaaS HRIS pada dasarnya dibuat untuk memenuhi kebutuhan umum banyak perusahaan sekaligus. Karena itu, fitur yang tersedia biasanya bersifat template atau standar.
Bagi perusahaan kecil, hal ini mungkin sudah cukup. Namun untuk perusahaan yang memiliki proses bisnis lebih rumit, keterbatasan sistem mulai terasa.
Workflow Tidak Sesuai SOP
Setiap perusahaan memiliki SOP berbeda.
Contohnya:
- approval cuti berlapis
- payroll berdasarkan proyek
- lembur berdasarkan divisi
- shift berbeda tiap cabang
- insentif berdasarkan target produksi
Sayangnya, tidak semua SaaS HRIS mampu mengikuti alur tersebut.
Akhirnya perusahaan justru memaksa SOP mengikuti sistem, bukan sistem mengikuti bisnis.
Integrasi Sistem Sangat Terbatas
Banyak perusahaan saat ini sudah menggunakan:
- ERP
- accounting software
- project management system
- GPS tracking
- fingerprint machine
- production monitoring system
Masalah muncul ketika HRIS tidak bisa terhubung dengan sistem yang sudah ada.
Akibatnya:
- data harus input ulang
- terjadi duplikasi pekerjaan
- laporan tidak sinkron
- human error meningkat
Kenapa Perusahaan Mulai Beralih ke HRIS Custom?
HRIS custom memungkinkan perusahaan membangun sistem sesuai kebutuhan operasional mereka.
Artinya:
- workflow bisa disesuaikan
- approval mengikuti struktur perusahaan
- fitur dibangun berdasarkan kebutuhan nyata
- integrasi dapat dilakukan lebih luas
- dashboard dapat dibuat spesifik
Bagi perusahaan yang memiliki banyak divisi dan proses kerja kompleks, fleksibilitas seperti ini sangat penting.
Keuntungan Menggunakan HRIS Custom
Sistem Mengikuti SOP Perusahaan
Perusahaan tidak perlu mengubah alur kerja hanya karena keterbatasan software.
Mulai dari approval, payroll, absensi, hingga penilaian performa dapat dibuat sesuai kebutuhan internal.
Integrasi Lebih Luas
HRIS custom dapat diintegrasikan dengan:
- ERP
- accounting
- sistem produksi
- attendance machine
- mobile apps
- GPS tracking
- sales monitoring
Hal ini membantu seluruh operasional perusahaan menjadi lebih terhubung.
Skalabilitas Lebih Baik
Ketika perusahaan berkembang, kebutuhan sistem biasanya ikut berubah.
HRIS custom memungkinkan penambahan fitur baru tanpa harus mengganti sistem secara keseluruhan.
Data dan Reporting Lebih Spesifik
Setiap perusahaan membutuhkan laporan berbeda.
Dengan HRIS custom, dashboard dan analytics dapat dibuat sesuai kebutuhan manajemen.
Kapan Perusahaan Membutuhkan HRIS Custom?
HRIS custom biasanya cocok untuk perusahaan yang:
- memiliki banyak cabang
- mempunyai SOP kompleks
- memiliki sistem payroll unik
- membutuhkan integrasi sistem
- memiliki jumlah karyawan besar
- bergerak di industri manufaktur atau project based
- membutuhkan approval multi level
Semakin kompleks operasional perusahaan, semakin besar kemungkinan membutuhkan sistem yang fleksibel.
HRIS Bukan Sekadar Software, Tapi Infrastruktur Operasional
Banyak perusahaan masih melihat HRIS hanya sebagai alat absensi atau payroll.
Padahal dalam praktik modern, HRIS sudah menjadi pusat data dan operasional SDM perusahaan.
Karena itu, pemilihan sistem tidak bisa dilakukan asal murah atau cepat implementasi saja.
Perusahaan perlu mempertimbangkan:
- fleksibilitas sistem
- kemampuan integrasi
- keamanan data
- skalabilitas jangka panjang
- kemampuan customisasi
HRIS Custom untuk Operasional Perusahaan yang Lebih Kompleks
Bagi perusahaan yang membutuhkan sistem HR fleksibel dan sesuai SOP internal, HRIS custom menjadi solusi yang lebih ideal dibanding sistem template.
urlLayana.idhttps://layana.id menyediakan layanan pengembangan HRIS custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan, mulai dari absensi, payroll, approval workflow, hingga integrasi dengan sistem internal lainnya.