Ketika sebuah perusahaan berencana melakukan pengadaan teknologi informasi, baik berupa software, hardware, maupun jasa pengembangan sistem, proses tersebut hampir selalu berada di bawah kendali divisi procurement. Hal ini bukan tanpa alasan. Pengadaan IT melibatkan proses formal yang berkaitan erat dengan anggaran, kontrak, legalitas, serta pengambilan keputusan yang terstruktur—semua elemen yang menjadi tanggung jawab utama tim pengadaan barang dan jasa.
BACA JUGA : Mengapa Perlu Membuat TOR atau KAK Sebelum Order ke Vendor IT?
Namun, ini juga menimbulkan sejumlah tantangan tersendiri. Di satu sisi, tim procurement punya keahlian dalam memilih vendor berdasarkan harga, dokumen legal, dan prosedur administratif. Di sisi lain, pengadaan IT bukan hanya soal membeli barang seperti meja kantor atau AC. IT adalah pengadaan berbasis solusi—yang sifatnya kompleks, dinamis, dan membutuhkan pemahaman teknis cukup dalam.
Kondisi ini kadang menyebabkan gap antara kebutuhan teknis yang diidentifikasi oleh divisi pengguna (misalnya IT, marketing, finance) dan proses eksekusi yang dilakukan oleh procurement. Tanpa dokumen pendukung seperti TOR atau KAK yang kuat, procurement bisa kesulitan menjelaskan spesifikasi proyek ke vendor. Hasilnya? Vendor salah paham, proyek molor, atau fitur tidak sesuai ekspektasi.
Oleh karena itu, penting adanya kolaborasi erat antara tim pemilik kebutuhan (user) dan tim procurement. Tim user sebaiknya aktif menyusun spesifikasi awal, seperti melalui dokumen TOR atau KAK, kemudian menyerahkannya ke procurement untuk proses lelang atau pengadaan.
1. Procurement Bertanggung Jawab atas Kepatuhan Proses
Divisi procurement adalah garda terdepan untuk memastikan semua transaksi perusahaan—termasuk pengadaan IT—sesuai dengan SOP, kepatuhan hukum, dan transparansi anggaran. Mereka harus memastikan bahwa vendor memiliki legalitas lengkap, memiliki reputasi baik, dan proses pemilihannya bisa dipertanggungjawabkan secara administratif.
Dalam banyak organisasi, procurement juga menjadi penjaga integritas keuangan perusahaan. Mereka bertugas melakukan perbandingan harga, validasi kontrak, serta negosiasi agar perusahaan mendapatkan value terbaik.
2. Risiko Tinggi Jika Tidak Melibatkan Procurement
Jika pengadaan IT langsung dilakukan oleh divisi pengguna tanpa melibatkan procurement, maka berisiko menyalahi regulasi internal perusahaan. Lebih jauh, risiko audit, fraud, atau ketidaksesuaian kontrak juga lebih besar.
Itulah mengapa banyak perusahaan mewajibkan semua bentuk pembelian jasa IT, meski sekecil apa pun, tetap harus melalui procurement.
3. Tantangan: Procurement Tidak Selalu Paham Teknis
Meski kuat dalam proses administrasi, procurement seringkali tidak memiliki latar belakang teknis yang cukup untuk memahami detil kebutuhan IT. Inilah yang menyebabkan pentingnya dokumen TOR atau KAK dari divisi pengguna.
TOR membantu procurement untuk menjabarkan kebutuhan ke calon vendor dengan bahasa yang bisa dimengerti dan dijadikan acuan bersama. Tanpa TOR, pengadaan software bisa jadi seperti membeli barang “tanpa spesifikasi”—vendor bebas menafsirkan sesuai pemahamannya.
4. Solusi: Kolaborasi, Edukasi, dan Pendampingan Konsultan
Untuk menjembatani gap ini, beberapa solusi bisa diterapkan:
- Kolaborasi aktif antara user, IT, dan procurement sejak awal proyek
- Edukasi internal tentang pentingnya dokumentasi teknis untuk pengadaan software
- Pendampingan oleh konsultan IT yang membantu menyiapkan TOR/KAK, melakukan uji teknis vendor, dan mendampingi proses pemilihan
Di Layana ID, kami sering menemukan kasus vendor tidak bisa bekerja optimal karena kebutuhan proyek tidak terdefinisi dengan jelas sejak awal oleh procurement. Maka dari itu, kami menyediakan layanan pendampingan TOR dan spesifikasi teknis untuk klien sebelum memulai proyek.
Kesimpulan
Pengadaan IT bukanlah proses yang hanya bisa diselesaikan oleh satu departemen saja. Meski procurement punya peran sentral dalam memastikan compliance dan transparansi, keberhasilan proyek tergantung pada sinergi mereka dengan divisi teknis dan pemilik kebutuhan.
TOR atau KAK menjadi jembatan penting agar proses pengadaan berjalan lancar dan hasil proyek sesuai ekspektasi. Jika Anda masih bingung memulai proses pengadaan IT, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan vendor yang berpengalaman atau tim konsultan yang memahami proses dari hulu ke hilir.
Hubungi Kami
📌 Website: https://layana.id
📱 WhatsApp: 6281804251557
📄 Company Profile: Download PDF
Ikuti kami untuk insight lainnya:
- Instagram: @layana.id_
- LinkedIn: Layana ID
- YouTube: Layana ID
